外国に文書を提出する【アポスティーユ、公印確認、領事認証などについて】
その他の業務
外国の機関（役所、会社や大学など）から日本国内で発行された文書の提出を求められた際、その文書を提出国の言語に翻訳して提出しないといけないんだろうな、ということは想像に難くないと思いますが、翻訳以外にもその文書の真正（本物で正しいこと）を証明する必要があります。
文章の真正を証明するには、「公印確認」や「領事認証」、「公証人による確認」、「アポスティーユ」などと呼ばれる確認や認証を組み合わせて行うことになります。
これらの確認や認証の組み合わせは、提出する文書が「公文書」なのか「私文書」なのか、提出先の国がハーグ条約というものを締結している国か、締結していない国かで異なります。
こちらの記事では、それぞれのパターンでの手順について説明していきたいと思います。
まず、提出先の国が、ハーグ条約締結国か、非締結国か？
まず、以下のサイトで、提出国がハーグ条約を締結している国か、それとも締結していない国かの確認をして下さい。
≫『外務省 外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）の締約国（地域）』
次に、公文書か？私文書か？
次に提出する文書が、公文書にあたるものか私文書にあたるものかを以下を参照して確認して下さい。
- 住民票
- 戸籍謄（抄）本
- 法人登記事項証明書
- 納税証明書
- 無犯罪証明書（犯罪経歴証明書）
- 会社の定款
- 卒業証書
- 成績証明書
- 翻訳文
- パスポートや運転免許証のコピー
さらに詳しく ≫『外務省 証明できる書類』
ケースごとの手順
ハーブ条約の締結国か非締結国か、公文書か私文書かが分かりましたら以下のリンクからそれぞれの手順をご確認ください。
１．公文書をハーグ条約締結国に提出する場合
アポスティーユ
- 申請が必要な公文書（発行日より３カ月以内の原本）
- 申請書
- 身分証明書（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど）
- 委任状（委任する場合｜行政書士に委任する場合は不要）
- 返送用封筒（レターパックなど｜返送先を記入）
※窓口にて請求する場合、郵送にて請求する場合ともに必要書類は同じです。
〒100-8919 東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎１階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
▶大阪分室
〒540-0008 大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第４号館４階
外務省 大阪分室証明班
提出
２．公文書をハーグ条約非締結国に提出する場合
公印確認
- 申請が必要な公文書（発行日より３カ月以内の原本）
- 申請書
- 身分証明書（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど）
- 委任状（委任する場合｜行政書士に委任する場合は不要）
- 返送用封筒（レターパックなど｜返送先を記入）
※窓口にて請求する場合、郵送にて請求する場合ともに必要書類は同じです。
〒100-8919 東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎１階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
▶大阪分室
〒540-0008 大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第４号館４階
外務省 大阪分室証明班
領事認証
提出
３．私文書をハーグ条約締結国に提出する場合
宣言書の作成
「私（翻訳者）は、日本語と当該外国語に堪能であり、添付の文書の記載内容を誠実に翻訳した。」という旨を記載した宣言書を作成する（必要に応じて外国語で）。
「添付書類は、〇〇大学から〇年〇月〇日に発行された私の卒業証明書に相違ありません。」という旨を記載した宣言書を作成する（必要に応じて外国語で）。
「添付書類は、〇〇から〇年〇月〇日に発行された〇〇に相違ありません。」という旨を記載した宣言書を作成する（必要に応じて外国語で）。
公証人の認証
認証とは、私署証書の署名（署名押印又は記名押印を含む）の真正を、公証人が証明することです。
認証した結果、その文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
あくまで公証人は文書の記載内容の真実性を証明することはできないということにご留意ください。
- 署名者本人が公証人の前で書類に署名又は記名押印する。
- 署名者本人が既に署名又は記名押印した書類を公証役場に持っていって公証人に、この署名又は記名押印は自分でしたことに間違いないと認める。
- 署名者本人が既に署名又は記名押印した書類を署名者の代理人が公証役場に持っていって、この署名又は記名押印は本人がしたことに間違いないことを本人が認めている、と公証人に陳述する。
- 認証を受ける文書
- 宣言書
- 身分証明書（運転免許証、パスポートなど）
- 認証を受ける文書
- 宣言書
- 署名者本人の印鑑登録証明書（発行後３カ月以内のもの）
- 署名者本人の実印が押された代理人への委任状
- 代理人の身分証明書（免許証、パスポートなど）
※東京都、神奈川県、静岡県、愛知県および大阪府の公証役場では、申請者からの要請で、公証人の認証、法務局の公証人押印証明および外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得することができます。
このワンストップサービスをご利用すると以下の手順は公証役場で全て行うことができます。
公証人押印証明
イ 返信用封筒（宛先を記入｜切手を貼り付け）
所要日数は，３～５日程度です。
アポスティーユ
- 申請が必要な公文書（発行日より３カ月以内の原本）
- 申請書
- 身分証明書（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど）
- 委任状（委任する場合｜行政書士に委任する場合は不要）
- 返送用封筒（レターパックなど｜返送先を記入）
※窓口にて請求する場合、郵送にて請求する場合ともに必要書類は同じです。
〒100-8919 東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎１階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
▶大阪分室
〒540-0008 大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第４号館４階
外務省 大阪分室証明班
提出
４．私文書をハーグ条約非締結国に提出する場合
宣言書の作成
「私（翻訳者）は、日本語と当該外国語に堪能であり、添付の文書の記載内容を誠実に翻訳した。」という旨を記載した宣言書を作成する（必要に応じて外国語で）。
「添付書類は、〇〇大学から〇年〇月〇日に発行された私の卒業証明書に相違ありません。」という旨を記載した宣言書を作成する（必要に応じて外国語で）。
「添付書類は、〇〇から〇年〇月〇日に発行された〇〇に相違ありません。」という旨を記載した宣言書を作成する（必要に応じて外国語で）。
公証人の認証
認証とは、私署証書の署名（署名押印又は記名押印を含む）の真正を、公証人が証明することです。
認証した結果、その文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
あくまで公証人は文書の記載内容の真実性を証明することはできないということにご留意ください。
- 署名者本人が公証人の前で書類に署名又は記名押印する。
- 署名者本人が既に署名又は記名押印した書類を公証役場に持っていって公証人に、この署名又は記名押印は自分でしたことに間違いないと認める。
- 署名者本人が既に署名又は記名押印した書類を署名者の代理人が公証役場に持っていって、この署名又は記名押印は本人がしたことに間違いないと本人が認めている、と公証人に陳述する。
- 認証を受ける文書
- 宣言書
- 身分証明書（運転免許証、パスポートなど）
- 認証を受ける文書
- 宣言書
- 署名者本人の印鑑登録証明書（発行後３カ月以内のもの）
- 署名者本人の実印が押された代理人への委任状
- 代理人の身分証明書（免許証、パスポートなど）
※東京都、神奈川県、静岡県、愛知県および大阪府の公証役場では、申請者からの要請で、公証人の認証、法務局の公証人押印証明および外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得することができます。
このワンストップサービスをご利用すると領事認証以外の手続きは公証役場で全て行うことができます。
公証人押印証明
イ 返信用封筒（宛先を記入｜切手を貼り付け）
所要日数は，３～５日程度です。
公印確認
- 申請が必要な公文書（発行日より３カ月以内の原本）
- 申請書
- 身分証明書（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど）
- 委任状（委任する場合｜行政書士に委任する場合は不要）
- 返送用封筒（レターパックなど｜返送先を記入）
※窓口にて請求する場合、郵送にて請求する場合ともに必要書類は同じです。
〒100-8919 東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎１階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
▶大阪分室
〒540-0008 大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第４号館４階
外務省 大阪分室証明班
領事認証
提出
まとめ
以上、外国の機関に文書を提出する際の事前手続きについて説明させていただきました。
提出先の国や文書の種類によって様々な手続きを踏まないといけないことがお分かりいただけたと思います。
時間と手間をかければご自身でも手続きを進めることは可能ですが、専門家を利用することもご検討ください。
この記事を書いた人
みなとまち行政書士事務所の可児（かに）と申します。
旅行が好きで、ふらっと出かけることもあります。昔は家族でよく出かけていましたが、最近は妻も娘も相手にしてくれなくなったので、一人旅を楽しんでおります。サービスエリアで１人ソフトクリームを食べているおじさんを見たら、たぶんそれはワタシです。
