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公証人による私文書の認証について

その他の業務 


 
 公証人による私文書の認証とは、その文書が真にその作成名義人によって作成されたことを公証人が証明することです。
 
 日本の国内では、文書の名義人が実印を押し、その実印の印鑑登録証明書を文書に添付することによって、文書の作成名義の真正を証明するという方法が一般的です。
 
 しかし、この実印と印鑑登録証明書による証明は、国外向けの文書には通用しません。また、国内で使用する文書を日本人が作成する場合であっても、その人が日本国内に居住していない場合には、印鑑登録をすることができませんので、印鑑登録証明書による証明をすることはできないということになります。
 
 このような場合に、公証人による認証という手段を用いて文書の署名または押印の真正を証明することができます。
 
 また、公証人による認証は、印鑑登録証明書と異なり、諸外国でも共通して用いられているものです。印鑑登録証明書が通用しない国外向けの文書に多く用いられます。

 

 

 

認証の種類


 
認証の種類は以下の5種類があります。

種類 説明
面前認証(目撃認証) 署名者本人が公証役場へ出向き、公証人の面前で文書に署名する場合
面前自認(自認認証) 署名者本人が公証役場へ出向き、公証人の面前で文書に署名したことを、自ら承認する場合
代理自認 代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名が本人のものであることを自認した旨陳述した場合
謄本認証 嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合する場合
宣誓認証 当事者が、公証人の面前で文書の記載が真実であることを宣誓の上、文書に署名し、又は署名を自認する場合。同じ文書を2通作成します

 

外国向け私文書の認証に必要な書類

書類
文書の作成名義人が個人なのか法人なのか、公証役場へは本人が出向いて手続きを行うのか、代理人が行うのか、それぞれのケースによって必要なものが異なります。

⑴ 個人が認証を受ける場合
 (認証を受ける文書の署名者が個人で、肩書き等を付さずに署名する場合)

【署名者本人が公証役場へ行く場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)】

必要なもの
  1. 認証を受ける書面1通
  2. 本人の身分証明書(運転免許証、パスポート、印鑑登録証明書および実印、住民基本台帳カード(写真付き)、その他顔写真入りの公的機関発行の証明書など)

 

【代理人が公証役場へ行く場合(代理自認の場合)】

必要なもの
  1. 認証を受ける書面1通
    (パスポートの代理認証(宣言書、証明書等)の場合には、パスポートが必要)
  2. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
  3. 署名者本人の実印が押印された本人から代理人への委任状
  4. 代理人の身分証明書(運転免許証、パスポート、印鑑登録証明書および実印、住民基本台帳カード(写真付き)、その他顔写真入りの公的機関発行の証明書など)

 

⑵ 法人の代表者が認証を受ける場合
 (認証を受ける文書の署名者が法人の代表者で、代表者の肩書きを付して署名する場合)

【署名者本人が公証役場へ行く場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)】

必要なもの
  1. 認証を受ける書面1通
  2. 署名者の肩書きを証明する資料(法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)、登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)など)
  3. 本人の身分証明書(運転免許証、パスポート、印鑑登録証明書および実印、住民基本台帳カード(写真付き)、その他顔写真入りの公的機関発行の証明書など)

 

【代理人が公証役場へ行く場合(代理自認の場合)】

必要なもの
  1. 認証を受ける書面1通
  2. 署名者の肩書きを証明する資料(法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)、登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)など)
  3. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
  4. 署名者ある法人代表者からの委任状(法人代表者の上記Ⅲと同一の代表者印の押印された委任状)
  5. 代理人の身分証明書(運転免許証、パスポート、印鑑登録証明書および実印、住民基本台帳カード(写真付き)、その他顔写真入りの公的機関発行の証明書など)

 

⑶ 法人の役員が認証を受ける場合
  (認証を受ける文書の署名者が法人の代表者以外の者で、役職者等の肩書きを付して署名する場合)

【署名者本人が公証役場へ行く場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)】

必要なもの
  1. 認証を受ける書面1通
  2. 署名者の肩書きを証明する資料(法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)、登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)など)
  3. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
  4. 法人の代表者が作成し、法人代表者印が押印された役職証明書(もしくは、委任状。)
  5. 本人の身分証明書(運転免許証、パスポート、印鑑登録証明書および実印、住民基本台帳カード(写真付き)、その他顔写真入りの公的機関発行の証明書など)

 

【代理人が公証役場へ行く場合(代理自認の場合)】

必要なもの
  1. 認証を受ける書面1通
  2. 署名者の肩書きを証明する資料(法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)、登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)など)
  3. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
  4. 法人の代表者が作成し、法人代表者印が押印された役職証明書
  5. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)(もしくは、役職証明書2
  6. 署名者ある法役職者から代理人への委任状(署名者である役職者本人の実印もしくは役職証明書2で確認された印が押印された委任状))
  7. 代理人の身分証明書(運転免許証、パスポート、印鑑登録証明書および実印、住民基本台帳カード(写真付き)、その他顔写真入りの公的機関発行の証明書など)

 

私文書の認証を受けた後の流れ

流れ、フロー

東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府下の公証役場では、以下に説明する「公証人による認証 ~ 外務省での公印確認(もしくは、アポスティーユ取得まで」を公証役場のみで行うことができます。

以下は、これら以外の道府県で領事認証が必要な場合の流れについてとなります。

 

1.公証人による認証

これまで説明しました手順で、公証役場で公証人による認証を受けます。

2.法務局での承認

公証人の所属する法務局で、公証人よる認証を受けた文書に「公証人押印承認」を受けます。

申請書は窓口に備え付けられています。
また、代理人が申請する場合でも委任状は不要です。

3.外務省での公印確認

外務本省(東京)もしくは大阪分室にて「公印確認」を受けます。

(リンク:外務省 証明(公印確認・アポスティーユ)・在外公館における証明)

4.領事認証

提出する相手国の在日大使館・総領事館で、「領事認証」を受けます。

提出

 

【公証人による認証】は、みなとまち行政書士事務所にお任せください


公証人による私文書の認証手続きをみなとまち行政書士事務所にご依頼いただいた場合の費用・料金をご案内させていただきます。

公証役場での公証人による認証から大使館・総領事館での領事認証まで全てお任せいただけます。

平日の昼間の時間帯に公証役場や大使館・総領事館に足を運んだり、電話をかけて確認をしたりする手間と時間を節約するためにも是非ご活用ください。

申請代行の弊所報酬:

33,000円(税込み)

※上記の事務所報酬以外の実費は別途請求させていただきます。
※レターパックによる送付費用は含まれております。

 

この記事を書いた人

大阪の行政書士 可児和武の画像
みなとまち行政書士事務所の可児(かに)と申します。

旅行が好きで、ふらっと出かけることもあります。昔は家族でよく出かけていましたが、最近は妻も娘も相手にしてくれなくなったので、一人旅を楽しんでおります。サービスエリアで1人ソフトクリームを食べているおじさんを見たら、たぶんそれはワタシです。